Secretarias 5.0: de la máquina de escribir a la IA

A finales del  mes pasado la Empresa de Gestión del Conocimiento y la Tecnología (GECYT), radicada en La Habana, realizó el Seminario Iberoamericano de Secretarias 2025.

Pero no es objeto de este texto hablar sobre el evento, sino del papel de las secretarias en la actualidad, una ocupación a la que, por siglos, se le ha restado la importancia que merece empañándola con estereotipos y prejuicios.
 

Lilian Sholes,  hija del inventor de la primera máquina de escribir exitosa, es considerada la primera secretaria de la historia. Fue la primera persona en utilizar una  máquina de escribir en público. Foto: tomada de X

Tanto es así, que quienes hoy peinan canas de seguro recuerdan un tema popularizado por el grupo español Mocedades que parecía resumir lo que significa tal ocupación: “secretaria, secretaria, la que escucha, escribe y calla”.
 
Sin dudas, el tema apelaba a los sentimientos pintando a esa profesional como “La que hizo de un despacho tu morada, casi esposa, buen soldado, y enfermera y un poquito enamorada”.

Poniéndole la tapa al pomo de las distorsiones en el enfoque de género y de ese propio trabajo, describía la misión de celestina que le tocaba a la secretaria enviando flores a las amadas del jefe, y agregaba: 

Te ayudé a subir peldaños
Y entre copa y copa me hice necesaria
Y al negarme a ser amable me ignoraste
Y sólo fui tu secretaria

Foto: tomada de campustraining.es

Fue imposible encontrar una cifra exacta a nivel mundial de cuántas secretarias, asistentes personales o administrativas existen, porque las estadísticas globales no desglosan las ocupaciones a nivel planetario.

 Sin embargo, al ser una ocupación muy común y necesaria, la cantidad de empleados en esos roles se cuenta por millones en todo el mundo.

Considerando el papel importante y cada vez más multifuncional que asumen en entidades estatales o privadas, el término secretaria fue mutando desde hace unas dos décadas al de asistente administrativo, asistente de oficina o coordinador administrativo, por ser más neutral y dar cabida al género masculino.
 

De la máquina de escribir a la pantalla

Desde que en la antigüedad de Egipto, Grecia y Roma, cuando escribas y amanuenses copiaban y custodiaban importantes documentos, hasta este presente inundado de pantallas y realidades virtuales, mucho han variado las habilidades que se demandan de una secretaria.
 

Foto: Getty Images

Sin dudas, cuando en 1867 Christopher L. Sholes  inventó la máquina de escribir  se abrieron las grandes puertas de la historia para las secretarias, a quienes el quehacer socioeconómico de la humanidad y el avance de la tecnología en particular, han ido marcando los derroteros.

Y si antes eran las pizarras telefónicas, el intercomunicador, el corrector blanco –aquel líquido para rectificar errores al teclear y que fuera creado precisamente por una secretaria, Bette Nesmith Graham -, hoy son las tablas en Excel, las video conferencias o reuniones virtuales, el escáner, la firma digital y un larguísimo etcétera que configura la cotidianidad de una secretaria.
 

Hoy, quienes ocupan ese puesto laboral  deben dominar la tecnología, las herramientas de comunicación digital y el software de oficina y en ciertos casos también la gestión de redes sociales y marketing digital básico.

Además, deben conocer  los fundamentos de la privacidad de datos y de la ciberseguridad, entre otras razones para proteger la información confidencial. 

Desarrollar habilidades organizativas para la gestión del tiempo y la realización de múltiples tareas en un entorno dinámico, mantenerse al día sobre nuevas tecnologías y programas, así como poseer sólidas destrezas comunicativas y para el trabajo en equipo, son igual distintivos de una buena secretaria en la actualidad.
 

Foto: tomada de keepcoding.io

Algunas de las nuevas situaciones en las que se involucran las secretarias en el presente son la organización de equipos, el mantenimiento de proyectos de comunicación interna y la solución de situaciones emergentes en los espacios de oficinas.

De ellas se exige asimismo alta capacidad de innovación para la implementación de iniciativas,  facultades de liderazgo  y manejo de idiomas. Se trata de un nuevo nivel de exigencias del cual deriva la necesidad de mayores niveles de capacitación.
 

Foto: Linkedin

Enfoque de género frente al buró

Desde la temprana modernidad el trabajo de las secretarias se profesionalizó, y con la revolución industrial, con la expansión de empresas y organizaciones se multiplicaron las necesidades administrativas y con ellas, las necesidades también de secretarias.

A la vez, y como arriba se había apuntado,  fue un punto de inflexión decisivo la expansión del uso de máquinas de escribir a finales del siglo XIX.

De aquella novedad derivó la demanda masiva de mecanógrafos y taquígrafos, favoreciendo la incorporación de mujeres al trabajo de oficina. 

Así, entre finales del siglo XIX y mediados del XX el puesto de secretaría se feminizó en muchos países.

Fue una puerta laboral que se abría  a las mujeres, pero, a la vez, un espaldarazo a la segregación ocupacional por género.

Informes de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y de ONU Mujeres documentan que las mujeres siguen estando sobrerrepresentadas en tareas administrativas.
 

Foto: tomada de Facebook

Y en dichas tareas no siempre reciben igual remuneración, reconocimiento y posibilidades de superación que los hombres.

De hecho, las agencias internacionales coinciden en que la automatización transformará muchas tareas secretariales; y sin políticas  que tributen a su formación, a su acceso a la tecnología, y a medidas de igualdad salarial y promoción, las mujeres en estas ocupaciones corren un riesgo desproporcionado.
 

Foto: Shutterstoc

La mayor complejidad que demandan trabajos administrativos como el de secretariado no siempre se traduce en paridad salarial o reconocimiento profesional equivalente al de otros puestos laborales.

Secretarias en momentos de cambio

Sus herramientas y estatus profesional han cambiado de todas formas para mejor, pero ahora el trabajo de secretaria se ve abocado a una nueva tormenta: la Inteligencia Artificial. 

La Organización Internaciopnal del Trabajo (OIT) en su informe Inteligencia Artificial Generativa y Empleo: Un Índice Global Perfeccionado de Exposición Ocupacional asegura que uno de cada 4 empleos a nivel global quedará expuesto a la expansión de la IA generativa, y entre esos se incluye el de secretaria.

La OIT añade que tal exposición es notablemente mayor para las mujeres, que están sobrerrepresentadas en funciones de oficina y apoyo. 

Por ejemplo, en países de altos ingresos, el 9,6 % del empleo femenino se encuentra en ocupaciones de alto riesgo de transformación debido a la IA, frente al 3,5 % del empleo masculino.
 

Imagen: tomada de paralelo.blog.br

 No obstante, ofrecen datos y análisis que ayudan a entender, además de los riesgos, también las oportunidades que la IA representa para esos puestos “amenazados”.

La OIT aclara que lo más probable no es la “desaparición total” del empleo, sino la transformación de las tareas dentro del mismo.

De ese modo, la profesión de secretaria se enfrenta a un futuro donde partes importantes de su trabajo tradicional -especialmente tareas repetitivas, de mecanografía, gestión de agendas, archivo, entrada de datos, programación de citas y otras- podrían ser automatizadas o asumidas por la IA.
 

Foto: tomada de doctormarketing.digital

La clave estará en la adaptación al nuevo escenario, no en la eliminación total del puesto: mientras un software avanzado de IA genera borradores de correspondencia, gestiona agendas, envía recordatorios, organiza reuniones, responde correos y transmite información, la humana que funge como secretaria y se ha librado de encargos rutinarios, pasaría a supervisar lo descrito, a corregir excepciones, a encargarse de los asuntos más complejos, que requieren juicio, empatía o interacción humana.

Sería una mediadora entre tecnología, procesos y personas. Su función de asistencia administrativa podría reposicionarse en la gestión de información y la coordinación.

Imagen; Internet

No obstante, sin dudas son grandes retos los que plantea el nuevo panorama porque, dado que muchas secretarias son mujeres, los efectos de la automatización podrían agravar desigualdades de género.

Considerando también la brecha de formación digital que ya existe, quienes no tengan acceso o formación en nuevas competencias asociadas a la tecnología podrían quedar en la retaguardia.

Sin políticas consecuentes con esos desafíos, y sobre todo en los países de menores ingresos, los perjuicios podrían ser mayores.

Con independencia de cuánto ha evolucionado la función de la secretaria, y también de sus perspectivas, algo hay y habrá que no ha variado en el tiempo. La secretaria es la “dueña de todas las llaves, la que te abre o cierra las puertas que necesitas cruzar.

Imagen generada por IA para CubaSí

De ella muchas veces depende que puedas o no acceder a un directivo, que soluciones o no tu problema.

Por eso, si Arquímedes estuviera hoy alentando en Cuba, su famosa frase referida desde la Física a la importancia de la palanca, es probable que hubiera sufrido cierta modificación: Dadme una secretaria capaz y moveré el mundo.