El camino de la legalización de documentos

Uno de los trámites más demandados en los últimos años es el proceso de obtención y legalización de documentos para surtir efecto en el exterior y en el territorio nacional, que ejecutaba el Ministerio de Relaciones Exteriores hasta que, en febrero de 2025, fue asumido por el Ministerio de Justicia (Minjus).

Este proceso, comentó a Granma Rosabel Gamón Verde, viceministra primera del Minjus, muestra un crecimiento constante en correspondencia con el aumento de las emisiones de certificaciones en los Registros Civiles y en las Notarías.

Ejemplificó que, en 2022, se legalizaron 442 564 documentos; en 2023, 684 639; en 2024, unos 860 135; y al cierre de junio, 600 614.

Sin embargo, una de las mayores críticas es la demora –incluso algunas de hasta varios años– que atentan contra la calidad de este servicio.

Al respecto, Gamón Verde aclaró que la legalización de documentos se mantiene en el término establecido; los atrasos –dijo– se producen en los servicios de obtención, fundamentalmente aquellos vinculados a los centros docentes.

UN PROCESO DESDE LA SOLICITUD HASTA LA ENTREGA

Camilo Pascual Vizcaíno, presidente del Grupo Societario de Bufetes Internacionales Servicios Legales s.a., explicó a Granma que la legalización es un proceso compuesto de varios momentos en el que intervienen diferentes instituciones.

«En dependencia de la naturaleza de esos documentos, es que el proceso puede ser más expedito o complejo, y demanda, a su vez, más tiempo para su legalización», acotó.

Remarcó que en ello influyen también no solo las instituciones del Minjus, sino otros organismos que ya están logrando tener una interoperabilidad para reducir esos términos.

En el caso de las dependencias del Ministerio de Justicia, Pascual Vizcaíno acotó que algunos bufetes trabajan en la informatización de los procesos de cara al cliente, desde la contratación hasta la devolución del documento.

De forma general, precisó que tratan de que las legalizaciones no excedan los 15 días hábiles. «Hoy el proceso de legalización que realiza la sucursal de legalizaciones del Grupo no excede los cinco días».

¿DÓNDE ESTÁN LAS TRABAS?

Pascual Vizcaíno precisó que los documentos docentes son los que presentan mayores atrasos, con demoras desde dos hasta cuatro años en los centros emisores, como la Universidad de La Habana, de Ciencias Médicas de La Habana o la Cujae.

No obstante, comentó que estos centros no contaban con las estructuras necesarias para asumir un alto volumen de solicitudes y de tramitación de documentos, como ha sido a partir de la Ley de Memoria Democrática y el propio movimiento migratorio cubano.

En el caso de la Consultoría Jurídica Internacional (CJI), su directora general, Lena Álvarez Rodríguez, comentó que, una vez resuelta la situación de las legalizaciones –que en estos momentos asume el Minjus–, el reto está en la demora de obtención de certificaciones de notas y planes temáticos a cargo de las universidades, con atrasos de más de dos años.

Por otra parte, Lidia Montes de Oca Fernández, vicepresidenta primera de la Organización Nacional de Bufetes Colectivos (ONBC), remarcó que, en estas instancias, con 189 oficinas en todo el país, se tramitan más de 3 000 documentos diarios, aproximadamente, en trámites de diferente naturaleza.

Agregó que, si bien el servicio se capta directamente en los bufetes a través de los abogados, los documentos son enviados a las filiales provinciales en cada territorio, que se encargan de preparar su remisión a la dirección del bufete tramitador de esos servicios en J y 23, en La Habana.

Aunque no hay límites para atender a todo el que acude al Bufete a solicitar este tipo de servicio, precisó que existe una cifra diaria para «entrar» al Minjus, y con base en ello se reciben en las provincias, lo que «no cubre el total de los contratados con la ONBC, y provoca una acumulación entre el tráfico de la documentación vía valija hacia La Habana y la entrada diaria, por lo que existen atrasos desde abril».

Otro factor es el tema energético en las sedes municipales, en las que los especialistas trabajan de forma manual para no afectar a la población, pero deben esperar al restablecimiento de la energía para poder insertar en el sistema informático todas las solicitudes.

Aclaró que en los contratos establecidos por la ONBC existe una cláusula de advertencia al cliente en la cual determinan que la demora del servicio en la que se incurre no es responsabilidad de la Organización.

A pesar de ello, aseguró que mantienen el trabajo de un servicio que representa el 57 % del total de los que presta la ONBC.

En el caso de la CJI, su Directora General explicó que, a pesar de las afectaciones energéticas, buscaron alternativas para lograr la independencia de algunos locales en La Habana, no solo en los servicios de trámites migratorios y documentales, sino también en los notariales; mientras que Sancti Spíritus, Camagüey y Villa Clara trabajan en ese mismo proceso.

UN CAMBIO DE FUNCIONES

Además de los documentos que llegan del Minjus, el Departamento de Legalizaciones del Grupo Societario también legaliza otros procedentes de diversos organismos y que, en total, contabilizan 7 000 diarios y abarcan certificaciones de nacimiento, títulos, divorcios, cotejos, plan temático y poderes notariales, entre otros.

Tanto Deisy Simón Díaz como Marisol Gómez Torres, jefas de grupo del conocido popularmente como 1ra. y b, precisaron que existen atrasos en las valijas procedentes de las provincias.

Agregaron que, una vez que llegan los tramitadores con los documentos procesados en sus correspondientes entidades, listan los documentos, se visualizan en los sistemas informáticos en taquilla y pasan a «aceptado» en recepción.

Una vez visualizado el número de paquete, se asigna el sello que ahora dice «Ministerio de Justicia», firma la persona autorizada, y se pone el cuño seco.

Este proceso, en su totalidad, lo realizan unas 20 personas, quienes también se ven afectadas con los cortes energéticos para lograr alcanzar la cifra de legalizaciones.

«La legislación estipula que tenemos hasta diez días para entregar la documentación, que se hace en un tiempo menor por el esfuerzo de los trabajadores», destacó Simón Díaz.

MEJORAS PARA LA POBLACIÓN

En todo este entramado, los bufetes han propiciado mecanismos para disminuir los tiempos de espera, automatizar el servicio y hacerlo más expedito de cara a la población.

Pascual Vizcaíno ejemplificó que, en el caso de Consultores y Abogados Internacionales s.a. (Conabi), tienen diseñado un programa para la atención online tanto de antecedentes penales como del resto de sus servicios, y que ya contemplan la mensajería. En ese camino –agregó– están trabajando todos los Bufetes Especializados.

Por otra parte, Claim s.a. tiene como metodología de trabajo la personalización del servicio, con especialistas que hacen los contratos, preparan los paquetes para ir a las instancias correspondientes en el mismo día y luego notifican la llegada, explicó su presidenta, Kirelys de las Mercedes Oliva.

«El éxito de este servicio está en lograr que los documentos no se demoren dentro del bufete. Los documentos registrales o aquellos con código qr que van directamente a la sucursal de legalizaciones son recogidos máximo en una semana; aunque los docentes llevan la solicitud al organismo correspondiente y demoran un poco más», aseveró.

La Viceministra Primera del Minjus precisó que otro de los objetivos para una mejora en el servicio es migrar, poco a poco, hacia el documento y la legalización digital, con todas las medidas de seguridad que ello conlleva.

Aseguró que el organismo cuenta con los insumos materiales y humanos para garantizar un servicio sin dificultades y en los términos establecidos.

En el caso de los atrasos, Gamón Verde resaltó que se creó un grupo de trabajo, presidido por el Ministro de Justicia, en el que participan todas las instancias que tienen centros emisores de estos documentos, y ya existe una propuesta consensuada y renovadora para presentar a aprobación.

«Con ello pretendemos, una vez que se implemente, resolver los problemas que hoy tenemos con los atrasos, que es de lo que más se queja la población», aseveró.

De igual forma, han realizado conciliaciones directas y sistemáticas con el objetivo de adoptar medidas que, si bien han logrado algún resultado en los documentos más atrasados, «todavía la respuesta no es la que queremos nosotros ni nuestro pueblo».