Reuniones, reuniones, tan solo reuniones
Las reuniones son un valioso instrumento, pero muy dañinas si son mal preparadas y conducidas
Aunque todo tiene una primera vez, no siempre esa ocasión es conservada en los recuerdos, pero sí cuando hay un motivo, o más bien, una consecuencia como la de asistir a la primera reunión de mi vida, citada para las 8 y 30 de la noche de un día de 1966.
No podía ser a otra hora, y según los organizadores, se escogía tal momento para poder ver el Noticiero Nacional, por lo cual podemos afirmar que desde hace muchos años la TV marca los inicios y terminaciones de muchas reuniones.
Tímidamente solicité que adelantaran el comienzo para las 7, pero desestimaron mi explicación de que perdería la última guagua de Trinidad hacia mi casa, distante cuatro kilómetros en el poblado costero de Casilda.
Esa primera reunión de mi vida no comenzó a la hora citada, sino a las 9 y 45 de la noche por motivos que nunca supe, y entonces tuve que apelar a “la siempre heroica infantería” y caminar más de una legua, según la unidad de medida de los marinos, y que equivale a más de 4 kilómetros.
Esa fue también la primera vez que escuché decir: la reunión será muy breve, terminará rápido. Lo cierto es que varias veces dijeron: ya vamos a terminar, pero antes, queremos puntualizar… Tal vez fue consecuencia de la caminata nocturna, pero soy incapaz de recordar cuál fue el orden del día de la reunión.
Desde entonces hasta ahora, por experiencia personal, cualquier ha podido comprobar que las reuniones pueden ser tan útiles como inútiles y además: perjudiciales si no se conducen bien y se siguen normas elementales en las técnicas para dirigirlas.
Algo inexplicable es que con tantas reuniones que ocurren, es raro encontrar a alguien que estudie y aplique las técnicas para preparar y conducirlas, y mucho menos los procedimientos posteriores que son cruciales para ejecutar o materializar los objetivos.
Inconcebible, pero la realidad es que la abundante bibliografía disponible en el ámbito digital permanece inédita ante cualquier cantidad de personas que ni siquiera han puesto en Google: “técnicas para reuniones efectivas”, que si lo hicieran, verían que hay “Cerca de 3,870,000 resultados”,
La sabiduría popular señala que se pierde el tiempo y no se resuelve nada, una valoración que tal vez sea muy exagerada o absoluta, pero que debiera ser tenida en cuenta para no malgastar un recurso irrecuperable que no se recupera con mover las manecillas del reloj.
Aunque personalmente no lo tomé en serio cuando lo escuché, no creo descabellada una propuesta de que si se hacían reuniones para organizar cómo debía ser la próxima reunión, también se podría hacer alguna de estudio sobre las técnicas con vistas a reuniones efectivas y provechosas.
También pudiera parecer alocada la sugerencia, pero tal vez sea efectivo aplicar un examen que mida los conocimientos teóricos sobre la preparación y conducción de reuniones, y que aprobar sea un requisito para ocupar una responsabilidad.
Por cierto, nunca he olvidado que mientras caminaba aquellos cinco kilómetros hace ya 57 años, pensé que yo no tenía nada que ver con el orden del día de la susodicha reunión y que me habían escogido mal entre los que consideraron que debían asistir.